日本とこんなところが違う！ヨーロッパでの会議８つの特徴

日本とこんなところが違う！ヨーロッパでの会議８つの特徴

今回は、パリで私が勤めているアメリカ資本の会社の日々の経験を元に、日本と異なる海外での会議の特徴を7つにわけて伝えたいと思います。

まず、私の会社は、アメリカ資本といえども、私の場合は特に、アメリカにいるアメリカ人との会議よりもローカルなヨーロッパの各国の支社に勤めている人やフランス数箇所にある支社に勤めているフランス人と会議をすることが主です。

パリで働くということは、フランス語を主に使うのかなと思っていましたが、実際、私のようにフランス資本である現地の会社に勤めているわけではなく、ヨーロッパ、アフリカ、中東にいる人と会議をするので、会議で使う言語は、英語になります。

そのため、アメリカ人との会議というよりも、欧州・中東・アフリカに住んでいる人との会議について大まかに書きたいと思います。
（注）上記の欧州、中東、アフリカの人というのは、ホワイトカラーの方のことを指します。ブルーカラーの方の場合はここでは省いています。

１．会議前

会議が行われる前には、たいていの会議の進行役の人は、Outlookで会議の招待状を送る際、もしくは日にちが近くなる前までに、会議の目的、会議で話し合う項目、顔を見て集まる場合は半日や1日と長くなるので、時間配分を招待状に書き、会議出席者に会議の目的・話し合わないといけない、決定しないといけないことを事前に知らせます。このような会議資料を事前に渡すことで、当日、会議の目的などを説明する時間を省き、よりスピーディーに本題に取り掛かることができます。

２．会議形態

会議は、1番最初に行うキックオフ会議や、最終段階に行う決断を要する会議以外は、スカイプで行うことが主です。私が勤めている会社の場合、会議出席者が世界各国に散らばっているため、顔をみて行う会議をするとコストもかかりますし、移動時間も無駄です。そのため、スカイプ会議を奨励しています。因みに、普段の電話やチャットのやりとりもビジネススカイプを使っています。

３．言語

言語は、多くの国が絡むと会議の公用語はどこに住んでいようが英語です。ただ、英語を完璧にしゃべれないといけないかと言われればそうではありません。なかには同僚の英語の発音や文法はひどいものもいて、慣れないと何を言っているかよくわからないこともあります。それでもビジネスを知っていることが一番、相手に通じる程度の英語力があれば会議参加者のほとんどの人がネイティブではないので大丈夫です。慣れない訛りには慣れる努力をするしかありません。

４．議事録

海外の会議でも議事録はあります。議事録係は、会議参加者の1人であり、会議中に決定事項、アクションプラン、期日が決まり次第、随時それをメールか会社内で使っているプロジェクトマネージメントのツールに記入し、それを会議が終わった後に全員にメールで送ります。会議中に全て書くことで、会議が終わってからは、全員が読みやすいように多少訂正する程度で済みます。かなりの時間の効率化が図れます。

５．アクションプランと期日

会議は、物事を決定したり、アクションプランを決めるために行われます。日本の会議では、その場では決めずに、「検討する」という形で会議が終わることがあると思います。例外もあるのでしょうが、このように「検討します」と会議が終わることを欧州では私は見たことがありません。会議中に全て決定をするので、意思決定のスピードが早いです。

６．会議の時間

会議の時間をたとえ60分抑えていても、もし30分で話す内容に結論が出たら、30分で終わります。会議は、できるだけ効率よく、早く終わらすというようにしています。

７．発言

日本では、会議中に一言も発さない人を見ることがあると思います。ヨーロッパでは、ご法度です。何も言わないと、話を聞いていない、仕事ができないと思われ、評価が下がります。全員、積極的に発言し、会議中に、本音で議論をします。

８．次の会議の日程

会議が終わる前に、次の会議の日程を決めます。これは、アクションプランと期日に沿って決めるもので、アクションプラン通りにうまく進行しているか、次のアクションプランをどうするかを決める会議です。

以上、ヨーロッパ内での会議の様子、少し伝わっているといいです。